取扱説明書はデータ化して管理するのがおすすめ

電化製品を購入すると必ずと言っていいほど紙のマニュアルが付属しているかと思います。テレビなど複雑な操作が必要なものは本レベルのものもありますし、一方でA3 両面印刷程度ののも、ハンドブック程度のものと様々な種類があるかと思います。このように大きさも形も違うものだけど取扱説明書という種類としては一緒というまとめて管理したいけど管理しづらい取扱説明書はデータ化して管理するのがおすすめです。

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１.今の取扱説明書はデータ化して持っておくのがいい

1．今の取扱説明書はデータ化して持っておくのがいい

そもそも取扱説明書はあまり読まないという方が多いのではないでしょうか。おそらくそれは家電自体が取扱説明書は無しでもある程度操作できるように設計されているからだと思います。年々高性能化されているにもかかわらず、ユーザインタフェースはシンプルなものが実現されているという企業努力の見え隠れする一端ではないでしょうか。

という訳で紙媒体で手元に取扱説明書を置いておく必要もない状況ではありますが、とは言えちょっとマニアックな使い方をする場合はどうしても取扱説明書を読む必要があります。ですので「データ化して整理整頓をしておきませんか」というのが今回の話題です。

2．データ化のメリットとデメリット

・整理整頓しやすい　(メリット)

データ化してしまえば、保存しておく場所も不要になります。取扱説明書は大きさもまばらなためクリアフォルダに入れるにしてもA4サイズだと入らなかったり、逆に小さすぎて隅の方によったりとなかなかきれいにまとめられません。また、ファイリングしているときれいに整頓するほど間に入れたい時には頻繁な入れ替えが必要になってきます。これらの問題をデータ化することで好きなように整理整頓できます。できればすべてPDFが望ましいですが、最悪画像ファイル(JPEGなど)でも紙媒体で保存するよりはましかと思まいます。というのもファイル名やフォルダでカテゴリごとに分けられるためどこに何があるかはっきりとさせることができるからです。

・PDFならば検索が容易　(メリット)

取扱説明書は物によっては本レベルのものもあります。索引等で探しやすくはなっているものの、そもそもどの項目か予想がつかない場合には、関連しそうなところをしらみつぶしに読んでいく必要があります。そんな時データ化しておけばPDF全体の検索を行えば検索ワードにヒットする部分がわかるようになり、その部分を順番に見ていけばきっと探していた内容が見つかるはずです。逆にヒットしなければ調べたい内容の記載はない可能性があります。このような場合は別の表現で検索するとヒットすることがあるので一度の検索ではなくワードを変えつつ探してみるのがいいのではないかと思います。

・劣化しない　(メリット)

紙媒体のもの保存状況によっては数年たつと印字が消えていたり、折り目で破れたりしたり、取扱説明書としての機能を失う場合もありますが、データ化しておけばこれらの劣化問題はなくなります。

・パソコンorタブレットorスマホが必要　(デメリット)

データ化のデメリットはパソコンやタブレット、スマホ等がパッと使える環境でないとそもそも見ることができなくなることです。停電時など緊急事態ほど取扱説明書など普段使わないものを使う機会が増えるのも事実だと思います。そのためこのデメリットは意外と無視できないポイントだと思っています。

3．データ化の方法

データ化の方法としては、①自分で作る、②ホームページからダウンロードするの2パターンが考えられます。

①の自分で作るというのはスマホで撮影することやスキャナでPDF化すること方法になります。この場合はPDFにしても検索機能がなくなってしまいますが、この方法でデータ化するべきなのはA4見開き程度の取扱説明書です。

②のホームページからダウンロードするというのは各メーカーが用意しているPDF形式の取扱説明書をダウンロードするということになります。こちらはほとんどのものが検索もできるようになっているはずです。本レベルのものも簡単にデータ化されたものが手に入ります。

4．データの保存場所

データ化した取扱説明書をどこに保存するかという問題があります。基本的には次の3つに分けられるのではないかと思います。

企業のホームページ
クラウドストレージ
自宅のPC・HDD・スマホ・タブレット

企業のホームページというのは、そもそもダウンロードせずにホームページに見に行くことを指しています。保存場所という表現は正しくないのかもしれませんがある意味その場所に保存されているため、あえて保存先という表現をさせてもらいました。この保存方法のメリットはまったく保存領域が不要な点です。一方でデメリットは複数あります。例えば、類似品がある場合は探すのが面倒だし、特定の商品の取扱説明書のURLでショートカットを作っておいてもホームページのリニューアル等でURLが変わってしまうと見れなくなります。また、廃盤製品になるといつの間にかなくなる場合もありその後見ることができなくなることもあります。これらの理由からあまりお勧めしない保存方法かと思います。

次にクラウドストレージですが、これはおすすめの方法になります。どこからでも見ることができますし、ファイル名やフォルダを自由に設定できるため整理整頓がかなり捗ります。容量には上限がありますが、PDF程度ならばそれほど容量を食うこともないはずなので問題にならないかと思います。

最後の自宅のPC・HDD・・・ですがこれもおすすめの方法になります。というのも2つめのオンラインストレージの強みはどこでも(自宅にいなくても)取扱説明書を確認できる点でしたが、自宅の冷蔵庫や空気清浄機などの取扱説明書を外出時に読むことはほぼないため、自宅で見られるようにしておけば十分であり、強みがいまいち発揮されません。

個人的には、クラウドストレージと自宅PC・HDDを組み合わせ使うのがベストだと思います。

5．さいごに

取扱説明書をデータ化して整理整頓しませんかというお話でした。今までは紙媒体が基本だったためデータ化したときは何だか紙の方がよかったと思うこともありましたが、データ化したものになれてしまうともう紙媒体に戻る理由がなくなってしまいます。それくらいデータで扱う方が便利で整理整頓もしやすいのが現実だと思いますので、一度データ化の世界へ足を運んでみてはどうでしょうか。